معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی بر لزوم ساماندهی و روشن سازی مکاتبات اداری تأکید کرده و متذکر شد: تمامی جزئیات و تصاویر نامه های صادره عادی که فاقد طبقه بندی هستند، باید در مدت ۴۸ ساعت پس از صدور در قسمت شفاف سازی وب سایت این وزارتخانه منتشر گردند.
حسین انتظامی در یک بخشنامه با تأکید بر بهبود نظم در مکاتبات اداری، اصول متعددی را برای تهیه و انتشار نامه های اداری اعلام کرده است. از جمله نکات کلیدی این بخشنامه، الزام به انتشار تمامی نامه های عادی بدون طبقه بندی در مدت ۴۸ ساعت در بخش شفاف سازی وب سایت وزارت است.
او همچنین تصریح نمود که به منظور تسهیل در جستجو و دسترسی کاربران، باید جداول خلاصه ایی از این نامه ها به صورت اکسل در دسترس قرار گیرد.
این بخشنامه همچنین مستثنی کردن نامه هایی که حاوی مضامین حریم خصوصی و اطلاعات فردی هستند را مورد اشاره قرار داده است و تأکید کرده که اطلاعاتی مانند کد ملی، شماره تماس و نشانی باید از سایر نامه ها حذف گردد. با این حال، مکاتباتی مانند معرفی یک ناشر به منظور استفاده از تعرفه ویژه برق یا یک مدیر سینما برای دریافت تسهیلات کم بهره، تحت عنوان اطلاعات شخصی قرار نمی گیرند و باید در راستای شفاف سازی قرار گرفته و منتشر شوند.
طبق اعلام روابط عمومی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، انتظامی در این بخشنامه به موارد بیشتری نیز پرداخته که برخی از آنها به شرح زیر است:
در مکاتبات به مدیران وزارتخانه، نباید از عناوینی چون «دکتر» یا «مهندس» استفاده شود.
هر تغییر در متن نامه ها پس از امضا فقط با صدور اصلاحیه امکان پذیر است.
در خاتمه، معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی بر اهمیت کاستن از مکاتبات داخلی تأکید کرده و اعلام کرد که باید گزارشات هفتگی از مکاتبات صادره تهیه و مورد بررسی قرار گیرد تا اصلاحات لازم در رویکردها و فرهنگ سازمانی ایجاد شود.