چه نکاتی را در جلسه های کاری باید رعایت کرد؟
چه نکاتی را در جلسه های کاری باید رعایت کرد؟
برگزاری جلسات مختلف، یکی از موارد مهم در هر شرکتی است؛ اما متاسفانه بسیاری از شرکت‌ها، موفق به برگذاری جلسات اصولی و منظم در شرکت خود نمی‌شوند. چرا که بسیاری از افراد جلسات را بسیار عادی در نظر می‌گیرند و با لباس همیشگی خود در آن حضور پیدا می‌کنند.
از طرفی برخی دیگر، دیرتر از وقت معین شده در جلسه حاضر می‌شوند. همچنین حتی افرادی هم پیدا می‌شوند که با صحبت‌های نا‌به‌جای خود، وقت تمامی افراد را هدر می‌دهند. قطعا این موارد، نتیجه‌ای به جز خستگی و کلافگی تمامی اعضا به همراه نخواهد داشت.
بنابراین اگر تمامی افراد حاضر از جمله مدیر و کارکنان، آداب حضور در جلسه را رعایت کنند، حتما به نتایج مثبتی هم دست پیدا می‌کنند. البته باید بدانید که هر کدام از افراد متناسب با نقش خود، باید موارد مختلفی را رعایت کنند. اگر به دنبال نکات و قوانین حضور در جلسه هستید، در ادامه این مطلب همراه ما باشید.
کارکنان و مدیران برای حضور در جلسات کاری چه نکاتی را باید رعایت کنند؟
برخی از نکات، مربوط به تمامی افراد حاضر در جلسه می‌شود که آن‌ها را معرفی می‌کنیم:
1.وقت شناس بودن
وقت‌شناسی یکی از مهمترین آدابی است که هر انسان باید در طول زندگی به آن توجه داشته باشد؛ خصوصا زمانی که مربوط به حضور در جلسات شود. زمانی که شما به موقع در جلسه حاضر شوید، به شخصیت خود احترام گذاشتید. همچنین حضور به موقع، نشان‌دهنده این است که روند جلسه برای شما اهمیت دارد.
2. به موقع حرف زدن
سعی کنید که در جلسات کاری، خیلی زیاده‌گویی نکنید. زمانی که خیلی صحبت می‌کنید، افراد موجود در جلسه خسته می‌شوند. همچنین با این کار، فرصت حرف زدن برای دیگران هم از بین می‌رود.
3. حرف زدن صادقانه
زمانی که شما آمار یا داده غلطی را وارد جلسه می‌کنید، زمان زیادی برای بحث و مشاجره درباره آن موضوع تلف می‌شود؛ بنابراین حتما از اطلاعات صادقانه استفاده کنید.
4. کنار گذاشتن تلفن همراه
حتما تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید و از آسیب نرساندن نویز به سیستم صوتی مطمئن شوید. تلفن را روی میز نگذارید و در طول جلسه اصلا با آن کار نکنید؛ چرا که این کار سبب بی‌احترامی به اعضای جلسه می‌شود.
5. خوردن به موقع خوراکی
در هنگام بحث‌ها و صحبت‌های مهم، خوراکی‌هایی مانند کیک و میوه را میل نکنید.
6. ارتباط چشمی
زمانی که سخنران صحبت می‌کند، به چشم آن نگاه کنید. این کار نشان‌دهنده توجه شما به صحبت‌های فرد است. ضمنا اگر در جایگاه سخنران هستید، حتما به همه افراد توجه داشته باشید.
7. به کار نبردن عادت‌های عصبی
اگر عادت به تکان دادن پا یا باز و بسته کردن درب خودکار دارید، در جلسه کاری این کار را به هیچ عنوان انجام ندهید.
8. مناسب جای صندلی
اگر قصد خروج از اتاق جلسات را دارید، صندلی نزدیک درب را برای نشستن کنید.
9. واضح صحبت کردن
در هنگام سخنرانی، با صدای متوسط صحبت کنید؛ چرا که اگر افراد صدای شما را درست نشنوند، محبور به پرسیدن از دیگران و به هم خوردن نظم می‌شوند. توجه کنید که صحبت دیگران را قطع نکنید و به دیگران اجازه صحبت کردن بدهید.
10. پوشیدن لباس مناسب
خیلی مهم است که شما لباس‌های پاکیزه و رسمی برای جلسات کنید. قطعا لباس مخصوص به جلسات، با لباس‌های عادی متفاوت است. لباسی بپوشید که نه گشاد باشد و نه به بدن شما بچسبد. همچنین در رنگ لباس و هماهنگی آن با نوع جلسه هم دقت کنید.
11. نشستن صاف
یکی از نکات مهم در جلسات کاری ، نشستن صحیح است. بهترین حال این است که کمر کاملا صاف باشد.
12. زبان بدن
زبان بدن یکی از مهمترین موارد برای بهتر ظاهر شدن در جلسه است. دقت کنید که به طور مداوم سر خود را به اطراف نچرخانید. البته می‌توانید برای شناخت تمامی نکات درباره زبان بدن، از مشاور کسب و کار کمک بگیرید.
13. معرفی حاضرین جلسه
اگر به عنوان مسئول جلسه حضور دارید، حتما مدیران و افراد حاضر در جلسه را به همراه نقش آن‌ها به یکدیگر معرفی کنید.
14. اطلاعات مناسب
اگر می‌خواهید حضور موثرتری داشته باشید، حتما اطلاعات خود را درباره موضوع جلسه افزایش دهید. همچنین تمرکز خود را برای ارائه روان و ساده این اطلاعات بالا ببرید.
برای مدیریت جلسات کاری چه اصولی باید رعایت شود؟
جدای از نکات کلی، مدیریت جلسه هم نیاز به رعایت موارد مختلفی دارد که آن‌ها را معرفی می‌کنیم:
1.زمان‌بندی جلسه و ارائه صورت جلسه
شما به عنوان مدیر باید بدانید که هدف از برگذاری جلسه چیست و چه مقدار زمان برای ارائه مطالب نیاز است. همچنین برای برگذاری بهتر جلسه، صورت جلسه و زمان بندی جلسه را معین کنید تا افراد برنامه شما را بدانند.
2. ایجاد تمرکز در جلسه
یکی از نکات مهم در جلسات کاری برای مدیران، ایجاد تمرکز در جلسه است. برای ایجاد تمرکز در بین اعضای جلسه می‌توانید با کارمندان مشارکت داشته باشید و از آن‌ها ایده بگیرید.
3. تشویق به استفاده از کاغذ و قلم
اگر می‌خواهید تاثیرگذاری صحبت‌های خود را بیشتر کنید، کارمندان را به استفاده از کاغذ و قلم ترغیب کنید. این کار جدای از افزایش تمرکز، به فراموش نشدن اطلاعات هم کمک می‌کند.
4. اطمینان از درک کردن صحبت‌ها
برخی از کارمندان حتی با نوشتن هم مطالب را در ذهن خود نگهداری نمی‌کنند. بنابراین برای اطمینان از فراموش نشدن مطالب، صحبت‌های خود را تکرار کنید.
البته توجه داشته باشید که قوانین جلسات کار برای مدیران خیلی بیشتر از کارمندان عادی است؛ از همین رو برای بهبود روند جلسات، از وکیل و مشاوره کسب و کار کمک بگیرید.
برای برگزاری جلسات کاری چه قوانینی باید رعایت شود و وظیفه مدیر چیست؟
برای برگذاری هر جلسه کاری، باید قوانین جلسات کار رعایت شود؛ بنابراین برای آگاهی از این قوانین، موارد زیر را بررسی کنید:
- زمان و تاریخ جلسه کاری را چند روز قبل مشخص کنید و حتما با مدیران و کارمندان حاضر در جلسه هماهنگ شوید؛ چرا که ممکن است برخی از افراد امکان حضور در جلسه را نداشته باشند.
- به هیچ عنوان روزهای تعطیل را برای جلسه نکنید.
- در زمان درگیری کارکنان شرکت با مشکل خاصی، جلسه برگذار نکنید.
- از درگیر شدن با مسائل حاشیه‌ای درباره برگذاری جلسات پرهیز کنید.
- تنها افراد واجب را برای حضور در جلسه کنید.
- محل برگذاری جلسه را از هر نظر بررسی کنید. این موارد شامل سیستم گرمایش و سرمایش و همچنین صوتی و تصویری می‌شود.
- تا حد امکان زمان جلسه را کوتاه تعیین کنید؛ چرا که سبب خستگی و بی نظمی جلسه می‌شود.
- مسئولین جلسه باید زودتر از دیگر افراد در محل حلسه حضور داشته باشند.
توجه داشته باشید که برای برگزاری جلسات مهم، نیاز به رعایت قوانین و نکات مهمتری هم دارید. بنابراین برای آن که کار خود را به خوبی انجام دهید، از دانش مشاور کسب و کار بهره‌مند شوید.
امروزه به منظور آسان‌تر شدن کارها، امکان ارتباط تلفنی و آنلاین با مشاوران کسب‌وکار وجود دارد. بنابراین می‌توانید برای رعایت کامل قوانین جلسات کار، به صورت 24 ساعته با این مشاوران ارتباط برقرار کنید.
جان کلام
رعایت نکات حضور در جلسه نه تنها به نظم جلسه کمک بزرگی می‌کند، بلکه سبب حفظ شخصیت خود افراد حاضر در آن جلسه هم می‌شود. بنابراین لازم است که تمامی نکات مهم در این زمینه را رعایت کنید. همچنین حتی اگر تخصص شخصی در این باره ندارید، از افراد ماهر در این زمینه کمک بگیرید.
